In een gedeelde woning komt de post voor meerdere bewoners in één brievenbus terecht. Staat niet iedere bewoner op het naamplaatje, dan kan de postbode een brief terugsturen of een pakket in het verkeerde vakje doen. Het gaat om meer dan alleen de uitstraling: het heeft te maken met een goede bezorging van de post, het regelen van verhuizingen en, in mindere mate, de bescherming van de persoonsgegevens van huisgenoten.
Meerdere namen op een gedeelde brievenbus: wat de postbode nodig heeft
Het uitgangspunt is niet de uitstraling, maar de bezorging. Een postbode bezorgt tijdens één ronde honderden poststukken. Staat een naam niet op de brievenbus, dan volgt de procedure NPAI (“Woont niet meer op het opgegeven adres”) en wordt de post teruggestuurd.
Daarom moet iedere huisgenoot die post kan ontvangen met naam en toenaam op het naamplaatje staan. Een gezamenlijke naam zoals “Coloc Dupont” of alleen een appartementnummer is niet voldoende om de ontvangers afzonderlijk te identificeren.
La Poste geeft aan dat een door één huisgenoot aangevraagde doorzendservice niet automatisch voor de anderen geldt. Verhuist een bewoner, dan moeten de achterblijvende huisgenoten het naamplaatje aanpassen. Zo voorkom je dat de post voor de voormalige bewoner blijft aankomen of, erger nog, dat hun eigen post per ongeluk wordt teruggestuurd.
Bij post voor een voormalige huisgenoot is het advies om “NPAI” op de envelop te schrijven, deze niet te openen en in een gele brievenbus te doen. Let op: dit is iets anders dan een gewone bezorgfout. Woont de geadresseerde nog steeds in het gebouw, maar in een ander appartement, dan is de vermelding NPAI niet van toepassing en zorgt die alleen maar voor verwarring.
Naamplaatje voor een gedeelde brievenbus: welke informatie moet erop staan?
Wie het graag goed wil doen, zet soms te veel informatie op het naamplaatje. Voornaam, achternaam, telefoonnummer, verdieping, deurcode… Dat is allemaal niet nodig en sommige gegevens kunnen de privacy in gevaar brengen. Een naam kan iemand direct of indirect identificeren: beperk de informatie tot wat strikt noodzakelijk is om de privacy van alle huisgenoten te beschermen.
Dit hoort op een naamplaatje voor een gedeelde brievenbus te staan:
- De achternaam van iedere huidige huisgenoot, eventueel gevolgd door de initiaal van de voornaam als er in het gebouw twee vergelijkbare achternamen voorkomen
- Het appartementnummer of de verdieping, vooral handig als het gebouw meerdere vergelijkbare brievenbussen heeft
- De vermelding “chez” of “c/o” als een bewoner post onder een andere naam ontvangt, bijvoorbeeld een partner of een tijdelijke onderhuurder met een mobiliteitscontract
Een telefoonnummer of e-mailadres hoort daarentegen niet thuis op een naamplaatje dat voor iedereen zichtbaar is. Een leesbare naam en een appartementnummer zijn voldoende voor de postbode om de post correct te bezorgen.
Formaat en materiaal van het naamplaatje: wat lang meegaat
De meeste gestandaardiseerde brievenbussen hebben een houder voor een naamplaatje van een standaardformaat, ongeveer 100 x 25 mm. Sommige modellen, vooral in oudere gebouwen, bieden ruimte aan een iets groter formaat. Meet de bestaande houder op voordat je iets maakt. Zo voorkom je dat je het plaatje moet bijknippen of vouwen.
Geprint papier of een gegraveerd plaatje
Een vel papier achter een plastic afdekplaatje is de snelste en goedkoopste oplossing. Omdat namen in een gedeelde woning regelmatig veranderen, is een geprint naamplaatje flexibeler dan een gegraveerd plaatje. Een gewone printer, een eenvoudig tekstverwerkingsprogramma en stevig papier zijn voldoende.
Lasergraveren in acryl-PVC gaat langer mee, maar bij iedere naamswijziging moet je een nieuw plaatje bestellen. Dat is vooral een goede keuze voor een eigenaar of een huurder die alleen woont, en minder voor een gedeelde woning waar bewoners vaak wisselen.
Leesbaarheid: de factor die iedereen onderschat
De postbode leest het naamplaatje staand, soms in een slecht verlichte hal. Met een paar eenvoudige regels wordt het beter leesbaar:
- Gebruik een schreefloos lettertype, zoals Arial of Helvetica, en kies een lettergrootte die op armlengte leesbaar is
- Schrijf achternamen in hoofdletters en de rest in kleine letters, zodat de namen meteen opvallen
- Kies een lichte achtergrond met donkere tekst, of andersom, maar vermijd combinaties met weinig contrast, zoals grijs op wit of geel op crème
- Gebruik niet meer dan drie of vier regels tekst: anders worden de letters kleiner en is de tekst lastig te lezen
Drie tot vier namen is het praktische maximum voor een standaard naamplaatje. Zijn er meer bewoners, dan moet je eerst bepalen hoeveel regels erop passen en pas daarna nadenken over het ontwerp.
Het naamplaatje aanpassen als een huisgenoot verhuist
Dit is het terugkerende knelpunt bij gedeelde brievenbussen. Een huisgenoot verhuist, niemand past het naamplaatje aan en de post voor de nieuwe bewoner raakt wekenlang zoek. Dat gebeurt extra vaak omdat huisgenoten bij gedeelde huurwoningen vaak op verschillende momenten komen en gaan.
Wijs één huisgenoot aan als aanspreekpunt, bijvoorbeeld degene die de sleutels beheert of contact heeft met de verhuurder. Zo is duidelijk wie verantwoordelijk is voor het aanpassen van het naamplaatje. Het kost maar een paar minuten: een nieuw plaatje printen, op maat knippen en in de houder schuiven.
Heeft de voormalige huisgenoot geen doorzendservice bij La Poste aangevraagd, dan blijft diens post aankomen totdat de afzenders zijn geïnformeerd. Het enige wat je bij de brievenbus kunt doen, is de naam van het plaatje halen en de resterende post als NPAI behandelen, zoals hierboven beschreven.
Een actueel naamplaatje voorkomt niet alle bezorgfouten, maar vermindert het aantal onterechte retourzendingen en zoekgeraakte pakketten aanzienlijk. In een woning waar huisgenoten regelmatig wisselen, maakt een voorraadje lege, alvast op maat gemaakte naamplaatjes iedere wissel eenvoudiger.
